E-mailcategorieën van Outlook.com synchroniseren met Outlook 2013

Velen van ons die Outlook.com gebruiken, maken ook graag gebruik van synchronisatie met Outlook 2013 (ook bekend als Outlook-desktop) om toegang te krijgen tot onze e-mail via deze Office-toepassing.

Helaas heeft deze synchronisatie enkele beperkingen en zwakke punten. Degene die mij het meest is opgevallen in mijn ervaring is dat standaard de e-mailcategorieën die worden weergegeven in Outlook.com niet worden gesynchroniseerd (Outlook-categorieën zijn het equivalent van Gmail-labels). Tijdens wat onderzoek vond ik echter een oplossing waarmee ja we zien in Outlook 2013 de categorieën toegewezen aan elke e-mailIn dit bericht wordt stap voor stap uitgelegd hoe je het kunt implementeren.

Hoe Outlook-categorieën werken

Allereerst denk ik dat het goed is om uit te leggen wat de bijzonderheden van Outlook zijn die ons naar dit probleem leiden, maar tegelijkertijd de deur open te laten voor de oplossing (hoewel als je wilt dat je kan scrollen en direct naar de oplossingsstappen gaan).

"

Toen we Outlook.com (webmail) begonnen te gebruiken, ontdekten we dat dit er zijn standaard al een reeks categorieën en filtersdat werken zonder dat we iets hoeven te configureren. Onder deze standaardcategorieën vinden we de volgende:"

• Sociale updates: Groeps-e-mails van Twitter. Facebook, LinkedIn en dergelijke
• Nieuwsbrieven: wordt toegewezen aan advertenties of informatieve nieuwsbrieven van bedrijven
• Groepen: wordt toegewezen aan alle e-mails van distributielijsten zoals Google Discussiegroepen)
• Documenten of foto's: worden toegewezen volgens de bijlagen in de e-mails
• Verzendingsupdates: E-mails over verzending van groepsproducten

E-mails worden toegewezen aan deze en andere categorieën met behulp van filters die standaard aanwezig zijn, die we niet kunnen bewerken of zelfs maar weten wat de regels zijn. We kunnen echter nieuwe filters maken die e-mails aan deze categorieën toewijzen. Als we bijvoorbeeld ontdekken dat de categorie Sociale updates e-mails van Pinterest mist, is een nieuwe regel mogelijk zodat dergelijke e-mails aan die categorie worden toegewezen.

Het is ook mogelijk om nieuwe categorieën te maken, waarvoor u de bijbehorende filters en regels kunt maken, en het is ook mogelijk om markeer handmatig e-mails om ze een categorie toe te wijzen, native of door de gebruiker gemaakt.

"

Als we hier eenmaal zijn, als we Outlook.com openen via Outlook 2013 en we enkele gebruikerscategorieën hebben gemaakt>, wordt de laatste wel weergegeven (en alleen de laatste), maar in een beperkte manier. Categorieën in Outlook 2013 hebben kleuren en stellen u in staat zoekacties uit te voeren, maar deze op het eerste gezicht gesynchroniseerde categorieën niet. Alleen een kleurloos blok met de naam van de categorie wordt weergegeven."

"

Wat zou er gebeuren als we in Outlook 2013 een categorie met precies dezelfde naam zouden maken en er een kleur aan zouden toekennen? Het antwoord is dat werkt voor onze doeleinden. Door een equivalente categorie te maken, verschijnen alle Outlook.com-e-mails met een label met die naam in Outlook 2013 met de dubbele categorie>"

Het probleem dat we nu moeten oplossen is wat te doen zodat de native categorieën ook worden gesynchroniseerd. Hier leest u hoe u dit kunt aanpakken en volledige synchronisatie kunt bereiken.

"Eerste stap: converteer alle native Outlook-categorieën naar gebruikerscategorieën"

"

Zoals eerder uitgelegd, is de informatie van de handmatig gemaakte categorieën al beschikbaar in desktop Outlook, maar niet van de native tags die Microsoft standaard in zijn webmail opneemt. Om dit op te lossen, moeten we die categorieën converteren naar gebruikerscategorieën"

We kunnen dit bereiken door een filter/regel te maken met de volgende structuur:

"

Om de regel te maken, moeten we klikken op de optieknop in de rechterbovenhoek, selecteer Regels beheren>"

"

Dit moet herhaald worden voor alle native categorieën die we willen weergeven in Outlook 2013. En idealiter de categorie van gebruiker> "

"

Zodra dat is gebeurd, willen we waarschijnlijk de oorspronkelijke native categorieën verbergen, zodat de taglijst niet vol staat met duplicaten. We kunnen dit doen vanuit het paneel Categorieën beheren>"

Hierdoor hoeven we geen dubbele categorieën meer te zien en tegelijkertijd kunnen we alleen werken met categorieën die kunnen worden gesynchroniseerd met de desktop. Maar we hebben nog een stap nodig om de truc te voltooien.

Tweede stap: maak in Outlook 2013 een equivalente categorie voor elke Outlook.com-categorie

Nu hoeven we alleen de equivalenten in Outlook 2013 aan te maken. Om dit te doen moeten we naar het venster Categorieën gaan (tabblad Start > Categoriseren > Alle categorieën) en nieuw maken categorieën die precies dezelfde naam hebben als de Outlook.com labels die we willen synchroniseren. Als er een verschil van 1 teken is, komt Outlook niet overeen tussen het label dat van de server komt en het label dat we zojuist hebben gemaakt, dus u moet zich zorgen maken over het matchen van de namen.

Vervolgens wijzen we aan elke kleur een kleur toe, en als we willen, een sneltoets, en dat is alles! , zullen alle e-mails van Outlook.com die vanaf nu worden gesynchroniseerd, hun overeenkomstige categorie of kleurlabel bevatten. Het beste van alles is dat het echte synchronisatie is, dus wanneer u een label toewijst aan een e-mail vanaf het bureaublad, wordt deze wijziging doorgevoerd op de server (zolang de lokale en namen van servercategorieën komen overeen).

Bonus: snel zoeken vanuit categorieën

Om nog meer uit de categorieën te halen, kunnen we ze verankeren aan de balk voor snelle toegang (de lijst met knoppen boven het lint) een filter om snel te zoeken volgens categorie.

"

Hiervoor moet u eerst de zoekmodus> activeren" "

Natuurlijk geeft de zoekfunctie in Outlook ons standaard resultaten uit alle e-mailmappen bij het starten van de zoekopdracht vanuit het Postvak IN, en dit gedrag heeft ook invloed op het categoriefilter dat we zojuist hebben vastgezet.Als we dat willen wijzigen om alleen resultaten uit de huidige map te verkrijgen, moeten we naar Bestand (blauwe knop) > Opties > Zoeken gaan en daar Alleen resultaten uit de huidige map opnemen selecteren. Als we in de toekomst een zoekopdracht willen doen die alle mappen omvat, is er geen probleem, want in het zoekpaneel is er de optie om deze optie te wijzigen voor bepaalde gevallen (zonder de standaardoptie te wijzigen)."